第一章 总 则

第一条 为加强本基金会文书档案管理，保证各部门文书档案完好保存、有效利用，实现文书档案管理规范化，根据《中华人民共和国档案法》和《归档文件整理规则》法律法规有关规定，结合本基金会实际情况，特制定本办法。

第二条 本基金会文书档案是指本基金会在开展业务活动、进行内部管理时，直接形成的具有保存价值的、由业务和管理公文等文书构成的档案，如公文、请示、简报等文字材料。

文书档案是本基金会档案的重要组成部分。

第三条 本基金会各部门在工作中形成的文书档案由办公室集中管理，但不包括财务档案及公益项目档案。。

办公室应加强对文书档案管理工作的领导，保证文书档案材料收集齐全、归档及时、整齐有序、利用方便，严防丢失和泄密。

第二章 文书档案归档范围

第四条 本基金会文书档案的归档范围为：

（一）上级主管单位的文件材料；

1．上级主管单位召开会议形成的需要本基金会贯彻执行的文件材料；

2．上级主管单位制发的属于慈善公益业务范畴或涉及慈善公益工作内容的命令、决定、决议、条例、规定、通知等文件，以及其他需要本基金会贯彻执行的文件材料；

3．党和国家领导人、上级主管单位及领导同志等视察、检查本基金会工作时的重要讲话、指示、批示等材料；

4．本基金会受上级主管单位委托起草并被采用的文件的草稿、印本、起草说明和其他相关资料等材料；

5．上级主管单位转发、批转本基金会的文件材料。

（二）本基金会的文件材料。

1．召开理事会会议、专业会议的文件材料，包括但不限于通知、名单、日程、讲话、报告、总结、汇报、决议、决定、纪要、会议记录、会议投票、代表发言材料等；

2．本基金会向上级主管单位上报的请示、报告以及上级主管单位的批复等文件材料；

3．召开理事长办公会议、理事长专题办公会议、秘书长办公会议的会议材料，包括但不限于会议纪要、会议记录、会议文件等；

4．本基金会设立、变更、注销登记的文件材料，包括但不限于申请书、业务主管部门批复等；

5．本基金会内部文书档案，包括：

（1）内部管理制度等规范性文件材料；

（2）会领导对各项工作的指示、批示和相关记录，以及会领导参加各种公务活动带回的与本基金会工作有关但未经文书处理登记的文件材料；

（3）在各项工作中形成的工作方案、规划、计划、总结、请示、综合性报告、简报、专报信息和印发的先进经验、事迹等文件材料；

（4）安全保卫、保密工作中形成的文件材料；

（5）工作大事记、内部刊物、简报、综合信息、宣传资料及各种汇编材料；

（6）其他需要保存的文书资料。

第三章 归档文件的整理与归档

第五条 本基金会文书档案资料分部门负责，办公室部分集中。即各部门的一般档案资料由本部门归集，重要档案资料应第一时间交由办公室归集。

第六条 归档文件的整理。

（一）归档文件整理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

（二）整理归档文件质量要求：

1．归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制，严禁使用铅笔、彩笔、圆珠笔、纯蓝及红墨水笔书写，禁止复写纸复写。热敏传真件不得归档。

2．整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。

（三）整理归档文件方法：

1．件内文件排序时，正文在前，附件在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

2．分类：应对归档文件进行科学分类，保持分类方案的一致性和稳定性。按照年度分类。

3．编号：档号的结构可为：全宗号—年度—件号。

归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章应包括以下基本要素：全宗号、年度、件号。

4．编目：归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。

归档文件目录设置序号、文号、责任者、题名、日期、备注等项目。

5．装订：归档文件以件为单位装订，应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。装订尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

应使用不锈钢订书钉装订，因文件过厚无法使用的，应使用不锈钢燕尾夹装订。

6．装盒：将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。档案盒应采用无酸纸制作。

第七条 各部门向办公室移交文书档案，于次年3月底前向办公室集中办理移交。

第八条 各部门向办公室移交的档案应包括的材料：归档文件、归档文件目录一式两份。

第九条 办公室对集中接收或即时接收的文书档案应逐件进行审核，确保符合归档要求并检查文件要素是否完整。

第四章 文书档案的保管和利用

第十条 保管文书档案应保证档案的完整性和安全性，摆放有序、查找方便。

第十一条 本基金会工作人员因工作需要借阅、查阅、复制已归档的文书档案，应报备办公室登记；重要档案经秘书长审批同意后方可复制。

第十二条 档案归还时，档案管理人员要逐张检查清点，确保档案齐全完整。

第五章 档案的鉴定与销毁

第十三条 办公室会同相关部门对保管期限届满的文书档案进行鉴定。对失去保存价值的档案，编制销毁清册，经分管会领导同意、报秘书长审批同意后组织销毁。

第十四条 销毁档案，办公室应与相关业务部门取得联系，并指派两人现场监销，并在销毁清册上签字，确保待销毁档案不丢失、不泄密、不漏销。

第六章 附 则

第十五条 本暂行办法由本基金会负责解释。

第十六条 本暂行办法自理事会审议通过后施行。